1.
Dokumen
Dokumen/do·ku·men/ /dokumén/ n 1 surat
yang tertulis atau tercetak yang dapat dipakai sebagai bukti keterangan
(seperti akta kelahiran, surat nikah, surat perjanjian); 2 barang
cetakan atau naskah karangan yang dikirim melalui pos; 3 rekaman
suara, gambar dalam film, dan sebagainya yang dapat dijadikan bukti keterangan.[1]
Dalam
Undang-Undang No.8 Tahun 1997 menyebutkan bahwa istilah dokumen digunakan untuk
data, catatan, dan keterangan yang dibuat atau diterima oleh perusahaan dalam
rangka pelaksanaan kegiatannya, baik tertulis di atas kertas maupun terekam
dalam bentuk media apapun yang dapat dilihat, dibaca, atau didengar.
Kata
dokumen berasal dari bahasa latin yaitu Docere, yang artinya mengajar. Terdapat
banyak pengertian dokumen antara lain[2]:
a. Dokumen
ialah suatu benda yang dijadikan suatu tanda bukti, dokumen berfungsi sebagai
petunjuk atau keterangan. (Widiantor, 2006)
b. Dokumen
(pustaka) ialah tiap-tiap benda yang berwujud tulisan, tercetak, difotocopykan,
atau yang direkamkan dan yang dapat memberikan keterangan tentang pengetahuan
dalam arti yang luas sebagai hasil kegiatan manusia. (Wursanto, 1996)
c. Dokumen
adalah informasi yang dikumpulkan dan bisa diakses serta digunakan. (Sukoco,
Manajemen Administrasi Perkantoran Modern, 2007)
2.
File
Beberapa
ahli mendefinisikan file sebagai berikut[3]:
a. Rachmad
Hakim S.
File adalah sebuah dokumen
yang didalamnya mengandung informasi tertentu dan dapat dibuka menggunakan
program.
b. Hendrayudi
Mengatakan bahwa file
adalah kumpulan data yang tersimpan dalam media yang memiliki informasi
besar file, jam dan tanggal penyimpanan file, ciri file, dan attribut file.
c. McLeod
(Pearson)
Mengatakan file
merupakan koleksi record yang saling berhubungan, seperti satu file dari
seluruh record yang berisi field kode-kode mata kuliah dan namanya.
d. Sindhunata
Singkat menjelaskan bahwa file
adalah kumpulan catatan atau arsip.
e. Edi
S. Mulyanta
Mengatakan file adalah urutan
data yang digunakan untuk melakukan encode informasi digital untuk pertukaran
dan penyimpanan data.
Dari beberapa definisi di atas, dapat disimpulkan
bahwa file adalah sebuah dokumen yang mengandung informasi tertentu.
3.
Record
Menurut
Elizabeth Record “All recorded information, regardless of media type or
characteristics, made or received and maintained by an agency, institution, or
office in pursuance of its legal obligations or in the transaction of its
business[4].”
Semua informasi yang tercatat, terlepas dari jenis atau karakteristik media,
dibuat atau diterima dan dipelihara oleh lembaga, institusi, atau kantor sesuai
dengan kewajiban hukumnya atau dalam transaksi bisnisnya.
Record
di Indonesia biasanya di sebut dengan arsip dinamis, arsip yang digunakan
secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu
tertentu.
4.
Record Center
Pusat
Arsip atau records center merupakan tempat dan semua fasilitas yang
didesain khusus untuk menyimpan arsip inaktif. Keberadaan pusat
arsip harus melalui perencanaan, artinya pusat arsip tidak begitu saja terjadi
karena suatu ruangan penuh dengan tumpukan arsip, lantas disebut pusat
arsip. Pusat arsip diciptakan karena kebutuhan organisasi, sehingga ia
perlu didesain secara khusus untuk memenuhi kriteria tertentu dan dapat
mendukung pencapaian tujuan pengelolaan arsip (ANRI, 2009).[5]
5.
Arsip Statis
Menurut
UU No.43 Tahun 2009 arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta
arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan dan masuk kategori permanen dalam
jadwal retensi arsip yang telah diverivikasi, baik secara langsung maupun tidak
langsung, oleh ANRI atau lembaga kearsipan.[6]
Arsip
statis adalah arsip yang digunakan sewaktu-waktu dan disimpan dengan jangka waktu
permanen (selamanya).
6.
Siklus Hidup
Daur
hidup arsip mencakup dua hal : daur hidup pertama dan kedua. Daur hidup (a life
cycle) pertama sebagai daur hidup arsip dinamis (a reord), sedangkan daur hidup
kedua sebagai daur hidup arsip statis (the archives life cycle).
Kennedy
(1998:9) membagi menjadi lima fase utama daur hidup yaitu : penciptaan,
distribusi, penggunaan, pengolahan, penysutan. Sedangkan daur hidup yang
dimulai saat daur hidup utama selesai
disebut daur hidup arsip statis dimana arsiparis mngidentifikasi dan
menilai arsip-arsip bernilai abadi (continuing value), mengelola, menyajikan
arsip kepada pengguna.[7]
Jadi,
daur hidup arsip ini menjelaskan siklus arsip mulai dari arsip tercipta hingga
arsip dimusnahkan.
7.
Manajemen Record
Cook
(1986:36) mendefinisikan manajemen rekod sebagai ”bidang manajemen yang
bahannya adalah data, media, dan sistem yang digunakan dalam penciptaan rekod
dan proses penyimpanannya dalan suatu organisasi”. Australian Standard (1996:7)
menyebutkan pengertian manajemen rekod adalah disiplin ilmu dan fungsi
organisatoris dalam mengelola rekod untuk memenuhi kebutuhan operasional
bisnis, persyaratan akuntabilitas dan harapan masyarakat. Definisi lain
mengatakan bahwa manajemen rekod adalah seluruh operasional dan teknik yang berhubungan
dengan perencanaan, pengantar dan evaluasi dari sistem administratif sejak
penciptaan dokumen hingga pemusnahan atau pemindahanya menjadi arsip (Doyle,
1991:12).[8]
Manajemen
record adalah seluruh kegiatan yang berhubungan dengan cara memanage arsip
dinamis.
Daftar
Pustaka
Anindita
