Definisi Istilah yang terdapat pada arsip

1.      Dokumen

Dokumen/do·ku·men/ /dokumén/ n 1 surat yang tertulis atau tercetak yang dapat dipakai sebagai bukti keterangan (seperti akta kelahiran, surat nikah, surat perjanjian); 2 barang cetakan atau naskah karangan yang dikirim melalui pos; 3 rekaman suara, gambar dalam film, dan sebagainya yang dapat dijadikan bukti keterangan.[1]

Dalam Undang-Undang No.8 Tahun 1997 menyebutkan bahwa istilah dokumen digunakan untuk data, catatan, dan keterangan yang dibuat atau diterima oleh perusahaan dalam rangka pelaksanaan kegiatannya, baik tertulis di atas kertas maupun terekam dalam bentuk media apapun yang dapat dilihat, dibaca, atau didengar.

Kata dokumen berasal dari bahasa latin yaitu Docere, yang artinya mengajar. Terdapat banyak pengertian dokumen antara lain[2]:

a.       Dokumen ialah suatu benda yang dijadikan suatu tanda bukti, dokumen berfungsi sebagai petunjuk atau keterangan. (Widiantor, 2006)

b.      Dokumen (pustaka) ialah tiap-tiap benda yang berwujud tulisan, tercetak, difotocopykan, atau yang direkamkan dan yang dapat memberikan keterangan tentang pengetahuan dalam arti yang luas sebagai hasil kegiatan manusia. (Wursanto, 1996)

c.       Dokumen adalah informasi yang dikumpulkan dan bisa diakses serta digunakan. (Sukoco, Manajemen Administrasi Perkantoran Modern, 2007)

2.      File

Beberapa ahli mendefinisikan file sebagai berikut[3]:

a.       Rachmad Hakim S.

File adalah sebuah dokumen yang didalamnya mengandung informasi tertentu dan dapat dibuka menggunakan program.

b.      Hendrayudi

Mengatakan bahwa file adalah kumpulan data yang tersimpan dalam media yang memiliki informasi besar file, jam dan tanggal penyimpanan file, ciri file, dan attribut file.

c.       McLeod (Pearson)

Mengatakan file merupakan koleksi record yang saling berhubungan, seperti satu file dari seluruh record yang berisi field kode-kode mata kuliah dan namanya.

d.      Sindhunata

Singkat menjelaskan bahwa file adalah kumpulan catatan atau arsip.

e.       Edi S. Mulyanta

Mengatakan file adalah urutan data yang digunakan untuk melakukan encode informasi digital untuk pertukaran dan penyimpanan data.

Dari beberapa definisi di atas, dapat disimpulkan bahwa file adalah sebuah dokumen yang mengandung informasi tertentu.

3.      Record

Menurut Elizabeth Record “All recorded information, regardless of media type or characteristics, made or received and maintained by an agency, institution, or office in pursuance of its legal obligations or in the transaction of its business[4].” Semua informasi yang tercatat, terlepas dari jenis atau karakteristik media, dibuat atau diterima dan dipelihara oleh lembaga, institusi, atau kantor sesuai dengan kewajiban hukumnya atau dalam transaksi bisnisnya.

Record di Indonesia biasanya di sebut dengan arsip dinamis, arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.

4.      Record Center

Pusat Arsip atau records center merupakan tempat dan semua fasilitas yang didesain  khusus untuk menyimpan arsip inaktif.  Keberadaan pusat arsip harus melalui perencanaan, artinya pusat arsip tidak begitu saja terjadi karena suatu ruangan penuh dengan tumpukan arsip, lantas disebut pusat arsip.  Pusat arsip diciptakan karena kebutuhan organisasi, sehingga ia perlu didesain secara khusus untuk memenuhi kriteria tertentu dan dapat mendukung pencapaian tujuan pengelolaan arsip (ANRI, 2009).[5]

5.      Arsip Statis

Menurut UU No.43 Tahun 2009 arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan dan masuk kategori permanen dalam jadwal retensi arsip yang telah diverivikasi, baik secara langsung maupun tidak langsung, oleh ANRI atau lembaga kearsipan.[6]

Arsip statis adalah arsip yang digunakan sewaktu-waktu dan disimpan dengan jangka waktu permanen (selamanya).

6.      Siklus Hidup

Daur hidup arsip mencakup dua hal : daur hidup pertama dan kedua. Daur hidup (a life cycle) pertama sebagai daur hidup arsip dinamis (a reord), sedangkan daur hidup kedua sebagai daur hidup arsip statis (the archives life cycle).

Kennedy (1998:9) membagi menjadi lima fase utama daur hidup yaitu : penciptaan, distribusi, penggunaan, pengolahan, penysutan. Sedangkan daur hidup yang dimulai saat daur hidup utama selesai  disebut daur hidup arsip statis dimana arsiparis mngidentifikasi dan menilai arsip-arsip bernilai abadi (continuing value), mengelola, menyajikan arsip kepada pengguna.[7]

Jadi, daur hidup arsip ini menjelaskan siklus arsip mulai dari arsip tercipta hingga arsip dimusnahkan.

7.      Manajemen Record

Cook (1986:36) mendefinisikan manajemen rekod sebagai ”bidang manajemen yang bahannya adalah data, media, dan sistem yang digunakan dalam penciptaan rekod dan proses penyimpanannya dalan suatu organisasi”. Australian Standard (1996:7) menyebutkan pengertian manajemen rekod adalah disiplin ilmu dan fungsi organisatoris dalam mengelola rekod untuk memenuhi kebutuhan operasional bisnis, persyaratan akuntabilitas dan harapan masyarakat. Definisi lain mengatakan bahwa manajemen rekod adalah seluruh operasional dan teknik yang berhubungan dengan perencanaan, pengantar dan evaluasi dari sistem administratif sejak penciptaan dokumen hingga pemusnahan atau pemindahanya menjadi arsip (Doyle, 1991:12).[8]

Manajemen record adalah seluruh kegiatan yang berhubungan dengan cara memanage arsip dinamis.

Daftar Pustaka

---

[1] Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI). Diakses melalui http://kbbi.co.id

[2] Muchlisin Riadi, Dokumen dan arsip diakss melalui http://www.kajianpustaka.com

[3] Bobsusanto, pengertian file menurut para ahli diakses melalui http://www.spengetahuan.com

[4] Elizabeth Yakel (1994). Starting an Archives diakses melalui https://books.google.co.id/

[5] Irwan Permana, pusat arsip (record center): persyaratan dan pengelolaannya diakses melalui https://basipda.bekasikab.go.id

[6] Azmi, pengelolaan arsip statis diakses melalui www.pustaka.ut.ac.id

[7] Banu Prabowo. Jurnal kearsipan. Vol.5 (2010). Hlm.20 diakses melalui www.anri.go.id

[8] Ahmad Yani (2013). Manajemen rekod perguruan tinggi : suatu tinjauan literatur diakses melalui https://www.researchgate.net